W jaki sposób Comarch EDI pozwoli Ci wdrożyć KSeF w firmie?

Już od początku 2022 roku przedsiębiorcy mogą wystawiać i odbierać faktury w formacie XML za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak aplikacja KSeF cały czas przechodzi fazę testów, a korzystanie z niej nie jest obowiązkowe. Sytuacja zmieni się w lipcu 2024 r., kiedy to przedsiębiorcy będą musieli zacząć obowiązkowo korzystać z KSeF. W wymianie faktur z KSeF przedsiębiorcom mają pomóc platformy komercyjne m.in. narzędzie, jakim jest Comarch EDI.

Z tekstu dowiesz się:

• jak działa system KSeF,
• dlaczego warto przejść na e-faktury,
• jak Comarch EDI pomoże w integracji KSeF z systemami przedsiębiorstwa.

System KSeF – co należy o nim wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna opracowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia zarządzenie fakturami, a dokładnie ich:

• wystawianie,
• odbieranie,
• przetwarzanie,
• archiwizację.

Wdrożenie KSeF to kolejny etap uszczelniania systemu podatkowego w Polsce. Takie rozwiązanie ma ujednolicić sposób rozliczania pomiędzy przedsiębiorcami, a także skutecznie monitorować obrót fakturami bez konieczności prowadzenia dodatkowych działań kontrolnych przez administrację skarbową. Unifikacja formatu faktur i obrót nimi za pomocą zaawansowanych narzędzi sprawia, że ewentualne kontrole będą skupiały się tam, gdzie występuje ryzyko poważnych nieprawidłowości.

Za pomocą systemu KSeF będzie można zarządzać jedynie fakturami ustrukturyzowanymi w formacie XML. Każda faktura będzie miała także nadany numer identyfikujący – KseF ID.

KSeF – integracja z przedsiębiorstwem: dlaczego warto?

Wprowadzenie nowej formy fakturowania może początkowo oznaczać dla firmy rewolucję. Warto jednak zawczasu przetestować narzędzie, aby – gdy KSeF stanie się obowiązkowy – funkcjonować już w dobrze znanym środowisku. Warto też pamiętać, że integracja z Krajowym Systemem-Faktur przynosi ważne korzyści dla firmy. To m.in.:

• zapewnienie przedsiębiorcom uczciwej konkurencji – nabywca ma gwarancję, że faktura została wystawiona przez uprawniony podmiot, a wystawca wie, że odbiorca otrzymał fakturę,
• poprawa warunków i bezpieczeństwa prowadzenia biznesu,
• usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zmianę dokumentów papierowych na dane cyfrowe,
• cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur, a także niższe ryzyko wystąpienia błędu,
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach z kontrahentami,

Przedsiębiorcy będą też zwolnieni z obowiązku przygotowania JPK_FA dla transakcji objętych e-fakturowaniem. Z kolei wszystkie faktury będą bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat.

Comarch EDI i zarządzanie e-fakturowaniem w KSeF – jak to działa?

Firmy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio w aplikacji. Warto jednak mieć na uwadze, że takie rozwiązanie wiąże się z koniecznością posiadania odpowiednich zasobów IT i zaawansowanej wiedzy technologicznej. Problem może być też wdrożenie KSeF w dużych firmach, w których przejście na faktury ustrukturyzowane będzie oznaczało dużą modyfikację infrastruktury i procesów biznesowych. W takich sytuacjach warto skorzystać z rozwiązań komercyjnych, które oferuje m.in. Comarch EDI.

W jaki sposób Comarch EDI pozwoli przejść firmie na e-fakturowanie KSeF?

1. Za pomocą wymiany e-faktur oraz walidacji podstawowej, która polega na sprawdzeniu zgodności faktur z KSeF.
2. Za pomocą wymiany e-faktur, walidacji podstawowej oraz walidacji biznesowej wymaganej przez kontrahenta.

Ile będzie trwać przesyłanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Comarch EDI?

System Comarch EDI przekazuje e-faktury automatycznie do platformy teleinformacyjnej – jest to szybkie, sprawne i wymaga jedynie niewielkiej ingerencji ze strony przedsiębiorstwa. Faktury są przesyłane do KSeF za pomocą API, dzięki czemu możliwa jest w pełni zautomatyzowana obsługa KSeF w przedsiębiorstwie.

Comarch EDI to system, który w dużym stopniu ułatwi bezproblemowe przejście na e-faktury ustrukturyzowane. W razie jakichkolwiek wątpliwości możesz też skorzystać z ogólnodostępnej sekcji: KSeF pytania i odpowiedzi na stronie Comarch. Wówczas podejmiesz świadomą decyzję, czy warto skorzystać ze wsparcia, jakie daje to narzędzie.