Potwierdzenie salda – czym jest i jak działa?

Koniec roku kalendarzowego to gorący okres w każdym przedsiębiorstwie. Konieczność podjęcia działań, zmierzających do zamknięcia roku obrotowego, dostarcza wówczas wielu dodatkowych obowiązków. Opierają się one na badaniu sprawozdań finansowych jednostki. Najwięcej pracy ma zatem wówczas oczywiście księgowość i kierownictwo firmy. Podstawowym celem podejmowanych w tym zakresie działań jest sprawdzenie rzetelności i przejrzystości transakcji, rozliczanych w księgach rachunkowych. Uzyskane w ten sposób informacje są również użyteczne do celów podatkowych.

Jednym ze wspomnianych obowiązków jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Dotyczy on każdej firmy, bez względu na jej wielkość czy branżę, w której działa. Czym jest zatem inwentaryzacja i jakie są jej formy?

Pojęcie inwentaryzacji

Inwentaryzacja są to wszelkie czynności, podejmowane w celu ustalenia stanu majątku firmy. Dotyczy ona zarówno jego wartości, jak i stanu rzeczowego. Mówiąc prościej, w czasie inwentaryzacji dokonywane jest sprawdzenie, w jakim stopniu to, co widnieje w dokumentach, jest zgodne ze stanem faktycznym.

Inwentaryzacji dokonuje się poprzez zliczanie składników majątku firmy oraz jego wartości. Uzyskane w ten sposób wartości są wprowadzane do protokołu. Następnie dokonuje się porównania spisanych wartości z tymi zawartymi w dokumentacji.

Inwentaryzację rozpoczyna się od wyznaczenia osób za nią odpowiedzialnych. Część przedsiębiorstw korzysta z usług zewnętrznej firmy. Większość jednak decyduje się na jej samodzielne przeprowadzenie.

Pomoc firmy zewnętrznej przy inwentaryzacji

Skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej jest rozwiązaniem bezpieczniejszym. Takie usługi zapewnią nam pełen profesjonalizm i bezstronność. Z kolei przeprowadzenie inwentaryzacji samodzielnie rodzi szereg wyzwań. Przede wszystkim należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zaplanowanie i realizację działań, a to wymaga to odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia.

Celem inwentaryzacji jest przede wszystkim kontrola majątku i ustalenie jego rzeczywistej struktury, ale także uzyskanie informacji niezbędnych do zaplanowania dalszej strategii działalności firmy. Po przeprowadzeniu remanentu można także dokonać rozliczenia osób odpowiedzialnych za stan majątkowy. Nie jest to jednak element obowiązkowy i zależy od woli przedsiębiorcy. Inwentaryzacja jest także niezwykle istotna z punktu widzenia sprawozdań podatkowych.

Kto musi przeprowadzić inwentaryzację?

Czy każdy przedsiębiorca jest zobligowany do przeprowadzenia inwentaryzacji? Nie. Obowiązek dokonania takiej czynności spoczywa na tych przedsiębiorcach, które prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Ponadto warunkiem jest prowadzenie takiego rodzaju działalności, który wymusza na nas posiadanie towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych. Mówiąc prościej, chodzi o wszystkie firmy handlowe i produkcyjne.

Oczywiście inwentaryzacji mogą dokonać także jednostki, które nie są do tego prawnie zobowiązane. Przedsiębiorca może zlecić wykonanie inwentaryzacji, np. gdy chce przeprowadzić szczegółowe badanie sprawozdań finansowych. Często podejmuje się inwentaryzację w przypadkach, gdy właściciel ma podejrzenia, że w jego magazynie czy sklepie dochodzi do naruszeń. Taką inwentaryzację można przeprowadzić w dowolnym momencie w roku kalendarzowym. Nie obowiązują bowiem żadne terminy określone w ustawie o rachunkowości.

Formy inwentaryzacji

W zależności od sytuacji inwentaryzacja przybiera różne formy. Nie możemy ich jednak zastosować dowolnie. To, jakiej formie inwentaryzacji podlega dany składnik majątku, reguluje art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. I tak, gdy sprawdzamy stan rzeczowy składników majątku, dokonujemy tego poprzez spis z natury. Z kolei zapisy w księgach rachunkowych porównujemy z powiązanymi z nimi dokumentami. Inwentaryzacji możemy dokonać również poprzez potwierdzenie sald. Czym jest ta forma i jakich składników majątku dotyczy?

Co to jest potwierdzenie salda?

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda odbywa się pomiędzy jednostką, a jego kontrahentami. Polega ona na potwierdzeniu stanu wzajemnych rozrachunków. W praktyce sprowadza się to do sprawdzenia, czy kwota widniejąca w księgach przedsiębiorstwa jest taka sama, jak ta widniejąca w księgach kontrahenta.

Tę formę inwentaryzacji na ogół stosuje się do sprawdzenia stanu należności. Wierzyciel wysyła dłużnikowi informację o stanie rozrachunków. On również dąży do wyjaśnienia ewentualnych niezgodności. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby to dłużnik zwrócił się do wierzyciela o potwierdzenie salda swoich zobowiązań. Wykorzystanie wysokości zobowiązań, jako podstawy ustalenia wysokości salda jest świetną metodą na dokładną weryfikację ich kwot.

Co podlega tej formie inwentaryzacji?

Wiemy już, na czym polega inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda. Przyjrzyjmy się zatem, jakich składników majątku dotyczy. Ich szczegółowy katalog przedstawiony jest w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Jak już wspomniano, metodę potwierdzenia salda wykorzystuje się głównie do inwentaryzacji należności. Do tej kategorii zaliczają się również udzielone pożyczki. Wyjątek stanowią należności sporne i wątpliwe. W przypadku banków metody tej nie wykorzystuje się również do należności zagrożonych oraz tych, wobec jednostek nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Metodę potwierdzenia salda można jednak wykorzystać również do inwentaryzacji innych składników majątku. Jednym z nich są środki pieniężne na rachunkach bankowych. Na koniec każdego roku banki wysyłają do przedsiębiorców informację o saldach na ich rachunkach oraz saldach zaciągniętych kredytów. Inną kategorią aktywów, objętych tą formą inwentaryzacji są papiery wartościowe, które nie posiadają fizycznej postaci i zapisane są jedynie na rachunku bankowych papierów wartościowych (papiery zdematerializowane).

Ponadto metodę tę możemy wykorzystać także do zestawienia aktywów finansowych, przechowywanych przez inne jednostki, czy też własnych aktywów rzeczowych, powierzonych kontrahentowi. Dobrym przykładem są tutaj np. materiały przekazane podwykonawcom.

Potwierdzenie sald należności krok po kroku

Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć przed potwierdzeniem salda należności, jest jego weryfikacja. Sprowadza się to do porównania zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi. Należą do nich faktury, wyciągi, umowy czy harmonogramy spłat pożyczek. Należy przy tym wyodrębnić należności sporne i wątpliwe. W tym celu musimy przeprowadzić tak zwane wiekowanie należności. Polega ono na pogrupowaniu ich według terminów płatności, a następnie wskazaniu przeterminowanych. W efekcie tak przeprowadzonej analizy dokonujemy sprawdzenia odpisu aktualizującego wartość należności, a następnie korygujemy jego wartość.

Taka weryfikacja i selekcja sald należności jest niezbędna. Poprzez potwierdzenia sald nie inwentaryzuje się bowiem należności spornych i wątpliwych. Dopiero tak przygotowane salda możemy potwierdzić z kontrahentami. W jaki sposób?

Jak możemy dokonać potwierdzenia salda?

W przepisach ustawy nie wskazano konkretnej formy, w jakiej powinno być przeprowadzone potwierdzenie sald. W praktyce najczęściej spotyka się potwierdzenie w postaci papierowej. Przedsiębiorca drukuje saldo w dwóch egzemplarzach (odcinek A i B) i listem poleconym przekazuje je do kontrahenta. Ten, po otrzymaniu dokumentów, przystępuje do jego weryfikacji. Następnie potwierdza bądź wskazuje różnice na odcinku B i odsyła do przedsiębiorcy. Dokument ten powinien być podpisany przez osobę upoważnioną do prowadzenia rozrachunków z kontrahentami, bądź przez kierownika jednostki.

Potwierdzenia wysokości salda można dokonać również drogą elektroniczną. Należy w tym celu spełnić kilka warunków. Po pierwsze taka forma weryfikacji stanu należności może nastąpić wyłącznie, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Ponadto należy wydrukować elektroniczne potwierdzenie nadania. Ostatnim krokiem jest potwierdzenie, że wiadomość otrzymała osoba upoważniona.

Często praktykuje się również uzgodnienia telefoniczne. Efektem takiej rozmowy powinno być jednak pisemne potwierdzenie salda przekazane przez kontrahenta. Jeżeli z jakiegoś względu jest to niemożliwe, należy sporządzić notatkę służbową z przeprowadzonej rozmowy. Warto jednak wspomnieć, że taka forma weryfikacji należności może nie znaleźć uznania Urzędu Skarbowego.

Istotne jest, aby uzgadniać nawet niewielkie salda należności. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje bowiem żadnych odstępstw od inwentaryzacji stanu tych należności z uwagi na wysokość salda. Warto rozważyć również uzgadnianie sald zerowych. Jest to szczególnie ważne, jeśli w roku obrotowym przeprowadzamy z danym kontrahentem dużą liczbę transakcji lub, gdy dotyczą one identycznych kwot. Uzgodnienie zerowego salda należności to potwierdzenie dla przedsiębiorstwa, że zostały one uregulowane.

Druk potwierdzenia salda — kluczowe elementy

Wiemy już, że potwierdzenie salda należności na ogół następuje w formie pisemnej. Jak zatem powinien wyglądać wzór takiego druku?

Na wstępie warto podkreślić, że nie istnieje jednakowy, odgórnie narzucony wzór potwierdzenia salda. Druk może zatem wyglądać różnie, w zależności od przedsiębiorstwa i jego polityki księgowej. Istnieją jednak pewne jego obowiązkowe elementy.

Elementem obligatoryjnym będzie oczywiście wykaz należności. Każda z nich powinna być wyszczególniona osobno. Na wykazie należy wskazać kwotę należności, datę i numer faktury. Przekazywane kontrahentowi potwierdzenie sald najczęściej składa się z dwóch części. Część A jest zatrzymywana
w dokumentacji dłużnika, natomiast część B odsyła się wierzycielowi.

Saldo zgodne bądź niezgodne — co robić?

Jak już wspomniano, przekazane kontrahentowi potwierdzenie salda wymaga jego weryfikacji. Dłużnik, otrzymując dokument od wierzyciela, sprawdza wskazane w nim kwoty z własną dokumentacją. W przypadku, gdy kwoty w obu miejscach są zgodne, należy potwierdzić brak rozbieżności. W przypadku dokumentów przekazanych w postaci papierowej kontrahent umieszcza na odcinku B odpowiednią adnotację, np. „saldo zgodne”. Zapis taki powinien być opatrzony datą oraz pieczątką i podpisem osoby upoważnionej.

Co jednak w sytuacji, gdy kontrahent stwierdzi rozbieżności pomiędzy przedstawionym wykazem a swoimi dokumentami księgowymi?

W takim przypadku należy o tym powiadomić wierzyciela. Można to zrobić poprzez odesłanie odcinka B. Należy umieścić na nim informację o stwierdzonych rozbieżnościach bądź załączyć dodatkowe pismo z wykazem należności, co do których stwierdzono niezgodności. W takim przypadku zarówno odcinek B, jak i pismo, wymagają pieczątki
i podpisu osoby upoważnionej.

Czy stwierdzenie niezgodności w procesie potwierdzenia salda zawsze jest zasadne?

Co do zasady, kwota wskazana w wykazie należności wystawionym przez wierzyciela, powinna być tożsama z kwotą zawartą w księgach dłużnika. Jakiekolwiek różnice w tym zakresie uznawane są za niezgodność salda i wymagają wyjaśnienia.

Istnieją jednak sytuacje, w których kwoty po stronie wierzyciela i dłużnika będą się różnić, a jednocześnie nie będzie podstaw do stwierdzenia niezgodności. Dzieje się tak w sytuacji, gdy kontrahent otrzymał fakturę z opóźnieniem. W takim przypadku zostanie ona ujęta w jego księgach rachunkowych w późniejszym okresie niż wystawienie dokumentu potwierdzenia sald. Nie ma wówczas mowy o stwierdzeniu niezgodności salda, a jedynie o zaksięgowaniu faktury w niewłaściwym okresie.

A co jeśli dłużnik nie odpowiada?

Sytuacja, w której kontrahent nie odpowie na przekazane potwierdzenie salda, nie jest przewidziana w prawie. Prowadzi to do tego, że część firm po prostu ignoruje przekazane im potwierdzenia salda. Co wówczas ma zrobić wierzyciel?

W takiej sytuacji niedopuszczalne jest traktowanie braku odpowiedzi ze strony kontrahenta, jako potwierdzenia salda. Bezskuteczne jest również zamieszczenie tego typu klauzuli na przekazanym dłużnikowi dokumencie. Brak takiego potwierdzenia oznacza, że saldo w dalszym ciągu pozostaje niepotwierdzone.

W przypadku, gdy wierzyciel nie jest w stanie wyegzekwować potwierdzenia stanu tych należności, musi rozwiązać sprawę w inny sposób. Dokonuje wówczas inwentaryzacji, porównując dane z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi. Sposób ten reguluje art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Protokół z tak przeprowadzonej inwentaryzacji powinien zawierać:

• datę jej wykonania,
• wykaz dokumentów księgowych, na podstawie których zostało zatwierdzone saldo,
• podpis osoby dokonującej weryfikacji.

Jaki jest termin potwierdzenia sald?

Potwierdzenie sald jest jedną z form inwentaryzacji. Czas na jego przeprowadzenie odpowiada zatem jej terminom. Inwentaryzacja może być przeprowadzona najwcześniej na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Terminem granicznym jest z kolei 15 dzień kolejnego roku obrotowego.

Jeśli chodzi o potwierdzenie salda przez kontrahenta, to przepisy nie regulują, w jakim czasie ma to zrobić. Termin ten jest zatem indywidualnie określany przez przedsiębiorcę. Powinien on jednak w sposób racjonalny oszacować możliwość udzielenia odpowiedzi przez kontrahenta. Należy wziąć pod uwagę czas na dostarczenie pisma, na dokonanie odpowiedzi oraz na przesyłkę zwrotną.

Zalety stosowania tej formy inwentaryzacji

Poza spełnieniem wymogów prawnych stosowanie potwierdzenia sald jest również doskonałym narzędziem analitycznym. Możemy je wykorzystać do badania sprawozdań jednostki. Da nam to doskonały obraz sytuacji majątkowej i finansowej naszej firmy. Ponadto poprzez potwierdzenie salda możemy uzyskać uznanie przez kontrahenta swoich zobowiązań oraz wyjaśnić przyczyny ich nieuregulowania. Dzięki temu możemy znacznie zwiększyć szansę na uiszczenie zapłaty. Wyjaśnienie ewentualnych niezgodności może pomóc również w szybkim wychwyceniu i skorygowaniu błędnie zaksięgowanych bądź pominiętych dokumentów.

Wiemy już zatem, czym jest potwierdzenie salda, w jakich przypadkach się je wykorzystuje. Omówiliśmy sobie także, jak krok po kroku przebiega cała procedura. Wiemy również, że w przypadku niektórych składników majątku, np. należności, jest to wymagana forma inwentaryzacji. Warto dokładnie zapoznać się  z korzyściami, jakie ona przynosi. Inwentaryzacja jest bowiem czynnością, którą, jako przedsiębiorcy, musimy wykonywać co roku. Dlaczego zatem nie wyciągnąć z tego pewnych korzyści dla naszej firmy?