Obsługa techniczna budynku – podstawowe elementy umowy

Outsourcing w branży Facility Management polega na przekazaniu określonych funkcji i zadań dotychczas realizowanych przez własny personel określonego przedsiębiorstwa – firmie zewnętrznej. Taka firma powinna posiadać więc duże doświadczenie i specjalizować się w wykonywaniu tego typu usług.

Podstawowym celem podpisania umowy o świadczenie usług z branży FM, jest przede wszystkim istotne zwiększenie skuteczności i efektywności w ustalonym zakresie technicznym. Tego typu działania, czyli wydzielenie części lub całości procesów na zewnątrz, umożliwia skoncentrowanie się na realizacji głównych celów strategicznych i skupienie się na podstawowej działalności. Dzięki takiej współpracy przedsiębiorstwo zwiększa swoje przychody, redukuje koszty, optymalizuje zatrudnienie oraz poprawia pozycję rynkową.

W każdej firmie można wydzielać funkcje i zadania, które mogą być wykonywane przez wyspecjalizowanego w tym zakresie — zewnętrznego usługodawcę. Jednym z takich procesów jest utrzymanie techniczne budynków, które obejmuje takie działania jak inspekcje, przeglądy i konserwacje wszystkich instalacji i urządzeń znajdujących się w obiektach. Każde z tych czynności wymaga fachowej kadry pracowników i doświadczenia gwarantującego najwyższy poziom usługi. Dlatego kadra zarządzająca przekazując określone procesy zewnętrznej firmie, powinna mieć pewność, że związane z tym ryzyko jest zmniejszone do minimum. Z tego też powodu cały przebieg negocjacji różni się od negocjacji dotyczących np. zakupu konkretnego urządzenia lub sprzętu.

Przyszły usługodawca powinien zdobyć zaufanie i udowodnić, że przejęcie przez niego odpowiedzialności technicznej nie sprawi żadnych zakłóceń w funkcjonowaniu obiektu. Dlatego też, jednym z istotnych elementów ograniczających to ryzyko, jest odpowiednio skonstruowana umowa.

Przygotowanie umowy dotyczącej świadczenia usług z zakresu obsługi technicznej budynku, ze względu na jej specyficzny charakter i wielość zagadnień nie jest rzeczą prostą.

Jedną z kluczowych kwestii są klauzule zabezpieczające wykonanie wszystkich postanowień zawartych w umowie. Ich celem jest więc zagwarantowanie wykonania przez strony takich postanowień jak np. dotrzymanie terminowego wykonania czynności związanych z usługą, zapewnienie ciągłości pracy personelu, a także określenia kar w przypadku niewykonania, lub nienależytego wykonania zobowiązania.

To, co szczególnie należy podkreślić w umowie, to zapis dotyczący wykonania czynności przez firmę outsourcingową według ustalonych parametrów jakościowych i ilościowych. Mogą to być różne odmiany SLA (Service Level Agreement) takie jak np:

• czas reakcji serwisu mobilnego,
• średni czas między awariami (OEE),
• średni czas naprawy (MTTR),
• całkowita efektywność instalacji (zapewnienie odpowiednich parametrów użytkowania),
• gwarancje utrzymania parametrów technicznych danego systemu.

W przypadku parametrów ilościowych można wyróżnić np. wskaźnik efektywności (KPI) dotyczący ilości zleceń niezrealizowanych lub koszty poniesione w wyniku realizacji usługi.

Niezależnie jednak od tego, jakie zostaną uwzględnione w umowie parametry, należy również brać pod uwagę zagadnienia związane z ich wyegzekwowaniem. Dlatego tak ważne jest, aby w umowie nie ograniczać się wyłącznie do definicji parametrów, ale także do szczegółowego sposobu ich obliczania. Dzięki takiemu zapisowi, w umowie nie będzie tak zwanych „nieaktywnych zapisów”.

Oprócz wymienionych wcześniej elementów umowy, w dokumencie powinien być również zapis dotyczący: zakresu prac, wysokości ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, formy realizacji usługi oraz ilości stałych pracowników w obiekcie.

Oczywiście najważniejszym zapisem jest cena usługi, która będzie zależna od przyjętej formy współpracy. Do najczęściej stosowanych w umowach form współpracy, można zaliczyć ryczałt, oraz kontrakty z tzw. GMP, czyli gwarancją ceny maksymalnej, w której ryzyko oszacowania budżetu przeniesione jest na dostawcę. W praktyce wygląda to tak, że gdy pojawia się niedoszacowanie budżetu, klient ponosi tylko uzgodnioną proporcję kosztów, natomiast gdy pojawia się oszczędność, następuje podział wygenerowanych zysków.

W celu zapoznania się z możliwościami współpracy z doświadczonym i posiadającym odpowiednie zasoby partnerem FM warto odwiedzić stronę https://etserwis.pl/#obsluga-techniczna-obiektow.