Jak założyć e-doręczenia? – przewodnik dla firm
4 min read
Artykuł sponsorowany.
W erze cyfrowej coraz więcej firm przechodzi na elektroniczną formę korespondencji. Właśnie dlatego założenie własnego adresu do e-doręczeń staje się nie tylko korzystną, ale także niezbędną decyzją dla wielu przedsiębiorstw. Usługa e-doręczenia umożliwia przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Jest to usługa zaufania, gwarantująca bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Dlaczego warto założyć adres do e-doręczeń?
Posiadanie własnego adresu do e-doręczeń ma wiele zalet. Przede wszystkim, umożliwia wysyłkę i odbiór korespondencji o każdej porze i z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Nadawca i adresat nie muszą wybierać się na pocztę w celu wysyłki czy odbioru listu. Ponadto użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać dokumenty i nimi zarządzać. Wysyłając korespondencję przez e-doręczenia, nadawca ma pewność, że trafi ona do właściwej osoby, ponieważ nikt oprócz adresata nie ma dostępu do przesyłanych dokumentów. Użytkownik może również pobrać prawnie ważne dowody na to, przez kogo i kiedy list został wysłany czy odebrany.
Jak założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń w swojej firmie?
Adres do e-doręczeń możesz założyć u wyznaczonych operatorów lub komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W tym celu należy złożyć odpowiedni wniosek:
- Złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń: Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń.
- Wypełnienie danych firmy: W procesie składania wniosku należy przygotować dane swojej firmy, takie jak nazwa, numer REGON, numer NIP, adres do korespondencji, numer KRS (jeśli został nadany), oraz inne niezbędne informacje.
- Podpisanie elektroniczne wniosku: Wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa lub pełnomocników.
- Wniesienie opłaty skarbowej: Jeśli wniosek składa pełnomocnik, członek organu uprawniony do reprezentacji lub prokurent, należy wnioskować o pełnomocnictwo i uiścić opłatę skarbową.
- Aktywacja adresu: Po złożeniu wniosku i wniesieniu opłaty skarbowej adres zostanie utworzony. Następnie konieczna jest jego aktywacja, aby skrzynka do e-doręczeń stała się widoczna w bazie adresów elektronicznych.
Kiedy wchodzą e-doręczenia dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców?
Konieczność wdrożenia e-doręczeń wniosła ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. Przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 października 2024 roku muszą wprowadzić swój adres do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych najpóźniej do 1 stycznia 2025 roku. Od 1 października 2024 roku złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się nieodzownym elementem procesu rejestracji w KRS. Natomiast przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej muszą posiadać adres do e-Doręczeń do 30 września 2026 roku. Do końca 2025r. doręczenia papierowe, e-doręczenia i składane przez e-PUAP będą równoważne.
Dodatkowo wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obowiązkowym elementem wniosku o rejestrację w CEIDG od 1 stycznia 2025 roku oraz wniosku o zmianę wpisu w CEIDG w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku.
Zalety własnego adresu do e-doręczeń
E-doręczenia to wygodne i bezpieczne rozwiązanie dla firm. Wysyłka i odbiór korespondencji mogą odbywać się o każdej porze z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Nadawca i adresat nie muszą udawać się na pocztę w celu wysyłki czy odbioru listu. Użytkownik może w każdej chwili przeglądać dokumenty i nimi zarządzać, a także ma pewność, że korespondencja trafi do właściwej osoby, ponieważ nikt oprócz adresata nie ma dostępu do przesyłanych dokumentów. Użytkownik może także pobrać prawnie ważne dowody na to, przez kogo i kiedy list został wysłany czy odebrany.
Porady i szkolenia
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, oraz notariusze, będą zobowiązane do stosowania e-Doręczeń od 1 października 2024 roku.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat e-doręczeń oraz innych obowiązków prawnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, skorzystaj ze szkoleń z e-doręczeń od Centrum Verte. Dzięki profesjonalnemu wsparciu i rzetelnej wiedzy łatwiej poradzisz sobie z wprowadzeniem niezbędnych zmian w swojej firmie.
Jak założyć e-doręczenia – podsumowanie
Teraz wiesz, jak założyć e-doręczenia. Własny adres do e-doręczeń jest kluczowym krokiem w procesie cyfryzacji firmy. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybko i bezpiecznie przesyłać, odbierać i przechowywać korespondencję online, co znacząco ułatwia prowadzenie działalności biznesowej w erze cyfrowej. Zgodnie z wymogami ustawowymi, warto pamiętać o terminach wprowadzenia obowiązkowego posługiwania się e-doręczeniami dla różnych typów podmiotów.
