Jak nie zginąć pod górami dokumentów? Systemy DMS

Ludzkość generuje codziennie nieprzeliczone ilości informacji, a spora część z nich dalej zapisywana jest w formie papierowej. W jednej tylko firmie może dziennie powstawać kilkanaście lub kilkadziesiąt dokumentów. Jak nie zginąć w ich gąszczu?

Już od wielu lat inżynierowie pracują nad odpowiednimi rozwiązaniami do zarządzania bazą dokumentów. Jest to system DMS, z ang. Document Management System – system zarządzania dokumentami. Idea, jaka za nimi stoi, jest bardzo prosta. Chodzi o to, aby wszelkie dokumenty w formie papierowej zeskanować i przesłać do elektronicznego archiwum, natomiast ich fizyczne oryginały trzymać w zbiorczych, przeznaczonych do tego miejscach.

Elektroniczna dokumentacja to oszczędność czasu

Takie rozwiązanie ma szereg zalet. Przede wszystkim korzystanie z dokumentów formie cyfrowej to spora oszczędność czasu. Dokumenty opisywane są w systemie przez szereg różnych metadanych, dzięki czemu ich znalezienie zajmuje tylko kilka chwil, nie trzeba przeszukiwać segregatorów i regałów. Natychmiastowy wgląd do dokumentów mają wszyscy, którzy mają odpowiednie uprawnienia – system DMS pozwala w łatwy sposób ograniczyć lub przyznać dostęp do poszczególnych dokumentów pracownikom firmy.

Samo indeksowanie dokumentu, w celu późniejszego łatwego dostępu, odbywa się na podstawie kryteriów określonych przez użytkownika systemu, w zależności od potrzeb danej firmy czy instytucji. Jedną z często dostępnych funkcji w systemach zarządzania dokumentami, która bardzo usprawnia ten proces, jest OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Jego zastosowanie umożliwia korzystanie z treści dokumentu bez potrzeby ręcznego przepisywania do komputera. Po zeskanowaniu dokumentu system sam odczyta jego treść i będzie ona dostępna do zaznaczania i kopiowania do innych programów.

DMS pomaga kontrolować obieg dokumentów

Co równie ważne, w tego typu systemach można dokumentom nadawać bieg, swego rodzaju ścieżkę (z angielskiego workflow), po której dokument będzie poruszał się w firmie. Poszczególni użytkownicy na kolejnych etapach procesu mogą wykonywać swoje zadania z danym dokumentem, po czym przekazywać go następnej osobie, bez potrzeby spacerów z teczkami lub wysyłki kurierem – jedno kliknięcie i dokument jest już w kolejnych rękach.

W ten sposób można przyspieszyć i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie. W każdym momencie będzie wiadomo, kto pracuje z konkretnym dokumentem, przez co nie ma ryzyka, że procedura utknie na nieznanym etapie i zginie w gąszczu obowiązków.

System DMS to nie tylko archiwizacja starych dokumentów, ale również wsparcie przy nowych. Takie systemy obsługują szablony, które mogą powstawać na podstawie już istniejących dokumentów, i wedle których możemy potem szybko i łatwo tworzyć kolejne.

Im większe przedsiębiorstwo lub instytucja, tym większa potrzeba zapanowania nad piętrzącymi się stosami dokumentów. A skoro mamy już XXI wiek, dobrze wykorzystać do tego celu komputery i możliwości, które oferuje informatyzacja. Dlatego właśnie warto przyjrzeć się bliżej systemom DMS. Może nas zaskoczyć, w jak wielu miejscach, których się nie spodziewaliśmy, już z powodzeniem funkcjonują.