Elektroniczna faktura jako powszechnie stosowane rozwiązanie

Wielu przedsiębiorców nie może sobie dzisiaj wyobrazić rezygnacji z faktury elektronicznej. Doceniają oni korzyści, jakie zapewnia im e-fakturowanie. Jednak jakie to są korzyści? Czy e-faktura jest dokumentem równorzędnym fakturze papierowej pod względem prawnym? Sprawdźmy to!

Co to jest e-faktura?

Wydaje się, że najlepiej zacząć od wyjaśnienia, czym jest e-faktura. Otóż mowa o dokumencie cyfrowym, zatem niewystępującym w wersji materialnej. Tak naprawdę to plik, dostępny tylko na nośnikach cyfrowych. Niemniej jednak możliwy jest również wydruk faktury elektronicznej.

Należy wyraźnie podkreślić, że elektroniczna faktura to w pełni wartościowy dokument. Rzecz w tym, iż nie trzeba równolegle wystawiać faktury papierowej. Dzisiaj każdy urząd i każda firma uznają faktury elektroniczne, ponieważ mają one dostateczne oparcie w przepisach prawnych.

Jak wystawić fakturę elektroniczną?

Warto omówić kwestię tego, jak powinna zostać wystawiona elektroniczna faktura. Otóż jak się okazuje, jest to bardzo proste. Tak naprawdę o wiele łatwiejsze, niż wystawienie faktury w wersji klasycznej. E-faktura to dokument, który wystawia się z wykorzystaniem dedykowanego systemu. Obecnie istnieje bardzo wiele firm, które za opłatą udostępniają tego typu platformę. Wystarczy uzupełnić niezbędne dane dotyczące własnej firmy, przedsiębiorstwa klienta, przedmiotu rozliczenia i kwoty do zapłaty, a następnie system sam wygeneruje fakturę. Wygenerowany dokument jest gotowy do wysłania.

Dlaczego elektroniczna faktura to lepsze rozwiązanie?

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, dzisiaj e-faktury to rozwiązanie preferowane przez wielu przedsiębiorców. Dlaczego? Nie ma wątpliwości, że cechuje je wiele zalet. Do najważniejszych plusów e-fakturowania należy niewątpliwie oszczędność czasu i pieniędzy. Tradycyjne faktury papierowe trzeba wydrukować, a następnie wysłać pocztą. Samo to generuje już duży wydatek w firmach, które wystawiają dziesiątki lub setki faktur. Poza tym zabiera to sporo czasu. Natomiast e-faktura to dosłownie kilka kliknięć. Co więcej, jeśli podobne faktury są wystawianie regularnie, czynność można zautomatyzować.

Ponadto e-faktura to też oszczędność miejsca. Wystawione faktury, a także te odebrane, trzeba gdzieś archiwizować. Czasami trudno znaleźć dostatecznie dużo przestrzeni. Natomiast jeśli występują one w formie elektronicznej, problem całkowicie znika. Co więcej, zyskuje się nieograniczony i prosty dostęp do faktur. Jeśli mowa o tych papierowych, znalezienie poszukiwanego dokumentu w stercie papierów może być trudne. Nie dotyczy to natomiast pliku elektronicznego.

Należy również wspomnieć o bezpieczeństwie wystawiania faktur elektronicznych. W takim przypadku ryzyko, że faktura nie dotrze do adresata, jest praktycznie zerowe. O wiele większe ryzyko występuje w przypadku faktur papierowych. Może dojść do ich zaginięcia czy też niedostarczenia do odbiorcy. Powoduje to szereg niedogodności i problemów, których rozwiązanie zabiera wiele czasu i wysiłku oraz może być powodem spadku zaufania do danej firmy.