Podstawowe informacje o fakturach ustrukturyzowanych i KSeF

Zgodnie z nowelizacją i treścią Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) wprowadza się nowy (na ten moment – pilotażowy) program dotyczący faktur ustrukturyzowanych i funkcjonowania nowego systemu KSeF. Czym są te narzędzia? Jak funkcjonują? Kogo dotyczą? Jakie obowiązki i dla kogo zaplanował w najbliższym czasie ustawodawca?

Czym jest KSeF?

KSeF to skrót od słów: Krajowy System e-Faktur. Jest to nowy system, który umożliwia wystawienie faktur i udostępnienie specjalnego rodzaju dokumentów księgowych – to jest faktur ustrukturyzowanych. Docelowo plan ustawodawcy zakłada wprowadzenie jednego (obligatoryjnego) rodzaju i formy faktur za pomocą tego narzędzia. Obecnie jednak faktury ustrukturyzowane mają funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Są dostępne dla podatników obok znanych im faktur papierowych oraz elektronicznych i nie są na razie obowiązkowe.

Forma i dostępność faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane tworzone są w specjalnym formacie pliku – „xml”. Taki plik ma być zgodny z strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która opublikowana została w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (w skrócie CRWDE) na platformie ePUAP. Faktury ustrukturyzowane można wystawić z wykorzystaniem narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów oraz w odpowiednich profesjonalnych programach komercyjnych.

Podmioty korzystające z KSeF

Na dzień dzisiejszy system KSeF jest na etapie wdrażania i podatnicy mogą dobrowolnie przystąpić do systemu oraz wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Nie ma obowiązku stosowania tego rodzaju rozwiązania. Plan ustawodawcy zakłada rok 2022 jako rok dobrowolnych prób, oraz prowadzenie obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych od stycznia 2023 roku.
Według planu z e-faktur ustrukturyzowanych (w systemie KSeF) docelowo korzystać z niego będą mogli:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Odpowiedzialność, akceptacja i ewentualne błędy

System ma za zadanie wprowadzenie jednego (ustrukturyzowanego) rodzaju i formy faktury nie zaś ich potwierdzanie czy sprawdzanie. System nie będzie weryfikować błędów rachunkowych w fakturze. System KSeF ma zakładać brak akceptacji odbiorcy (tj. akceptacja odbiorcy nie będzie wymagana). Dlatego szczególną ostrożność będą musieli przykładać podatnicy wystawiający faktury. Nawet z błędami faktura zostanie przyjęta do KSeF. W takim wypadku (również jak do tej pory) podatnik będzie zobligowany do wystawienia odpowiedniej faktury korygującej błędy. System KSeF nie pozwoli również na odrzucenie faktury, w przypadku błędnego jej wystawienia przez podatnika. W takim wypadku to wystawca faktury (jak do tej pory) będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.