Jakie informacje powinna zawierać faktura?

Wystawianie faktu VAT lub innych niestety jest przykrym obowiązkiem dla każdego przedsiębiorcy. Zwykle wiele niejasności pojawia się w zakresie samej zawartości faktury, a także sposobu uzupełnienia niezbędnych danych. Obecnie wielu przedsiębiorców, a także i sami księgowi wspierają swoją pracę nowymi technologiami. Mowa tu o możliwości korzystania z programów do fakturowania, które z pewnością znacznie ułatwiają ich wystawianie. W dalszym ciągu jednak wymagają one podania konkretnych danych i informacji. Które z nich powinny więc znaleźć się na fakturze?

Kto jest upoważniony do wystawienia faktury?

Zanim przejdziemy do podania informacji i elementów, jakie są obowiązkowe w przypadku wystawiania faktury papierowej lub e-faktury, warto zastanowić się, kto jest w ogóle upoważniony do wystawienia takiego dokumentu. Zwykle mówi się ogólnie, że to przedsiębiorcy lub upoważnieni w ich imieniu księgowi mogą podjąć się sporządzenia dokumentu jakim jest faktura, a także jego wystawienia. Jednak jakimi dodatkowymi wymaganiami jest obarczona osoba do przygotowania faktury? Otóż:

• wystawiający faktury musi być zarejestrowanym i czynnym podatnikiem VAT
• wystawiający faktury może być osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu;
• wystawiający faktury może być podatnikiem zwolnionym z VAT bez względu na to czy dokonał on w US rejestracji na druku VAT-R czy też nie.

Powyższe wymagania warunkują jednocześnie upoważnienie do wystawiania faktur.

Jakie informacje muszą się obowiązkowo znaleźć na fakturze?

Obowiązkowe informacje, które muszą zostać zawarte zarówno w przypadku tradycyjnej faktury jak i e-faktury, zostały jasno określone w Ustawie o podatku od towarów i usług. Mówiąc dokładniej można znaleźć je w artykule 106e, ustępie 1. Przedsiębiorcy i księgowi doskonale wiedzą, że zarówno faktury jak i e- faktury muszą zawierać pełną datę ich wystawienia, a także numer serii, za pomocą którego można taki dokument zidentyfikować. Niezbędne jest także zawarcie danych podatnika czyli jego imienia oraz nazwiska lub nazwy, a także danych nabywcy towarów lub usług wraz z jego pełnym adresem. Dodatkowo faktura musi zostać opatrzona także:

• numerem identyfikacyjnym podatnika;
• numerem identyfikacyjnym nabywcy towarów lub usług;
• datę dokonania zakupu lub datę zakończenia dostawy towaru;
• nazwę i rodzaj usługi lub towaru;
• ilość zakupionych lub dostarczonych towarów lub pełny zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową netto;
• kwotę ewentualnych rabatów i obniżek ceny;
• sumę wartości sprzedaży- z uwzględnieniem towarów zwolnionych z podatku;
• kwotę podatku obliczoną od sumy wartości sprzedanego towaru.

Jakie dodatkowe informacje powinna zawierać faktura?

Warto wiedzieć, że faktura VAT może zawierać także szereg informacji dodatkowych. Zwykle zalicza się do nich np. metodę kasową, która odnosi się do małych przedsiębiorstw, którzy właśnie w ten sposób zdecydowali się rozliczać podatek. Jednocześnie można także uwzględnić informację o samofakturowaniu, gdy to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. Zwykle uwzględnia się także:

• mechanizm split payment– jest to mechanizm podzielonej płatności na zakup towarów lub usług;
• marża dla biur podróży- odnosi się to głównie do świadczenia usług turystycznych. Wówczas opodatkowaniu podlega wyłącznie kwota marży;
• marża na towary używane, przedmioty kolekcjonerskie, dzieła sztuki– odnosi się to do wspomnianych już towarów. W ich przypadku również opodatkowaniu podlega kwota marży.