23 stycznia 2022

Blue-Bell – porady dla Ciebie!

Praktyczne porady do stworzenia swojego wymarzonego domu. Napisz do nas, a postaramy się pomóc.

Jak zadbać o płynny obieg dokumentów w firmie?

3 min read
Firma z płynnym obiegiem dokumentów

Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi wspiera obieg dokumentów. Jakie rozwiązania IT mogą wspierać w tym obszarze działanie firmy?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), od angielskiego Business Process Management, odnosi się do metod związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi, które pozwalają na łatwiejsze prowadzenie działalności w różnych jej obszarach. W tym zakresie dużym zainteresowaniem cieszą się rozwiązania wspomagające obieg dokumentów. Jak o niego zadbać?

Dlaczego warto zadbać o obieg dokumentów w firmie?

Czasy, gdy wszystkie dokumenty firmowe miały postać papierową, już dawno minęły. Teraz większość firm wykorzystuje dokumenty elektroniczne, które pozwalają na łatwiejsze prowadzenie działalności – są one proste w tworzeniu, przechowywaniu oraz przekazywaniu.

Aby w pełni wykorzystać możliwości dokumentacji elektronicznej, warto wdrożyć specjalny obiekt dokumentów, który pozwala na ich skuteczny obieg w firmie, pomiędzy pracownikami.

Sprawny obieg dokumentów związany jest z wieloma korzyściami, między innymi:

  • daje natychmiastowy dostęp do informacji
  • pozwala na szybkie informowanie o zmianach w dokumentacji
  • zapobiega opóźnieniu w doręczeniach dokumentów
  • wspiera utrzymanie porządku w dokumentacji firmowej
  • umożliwia szybkie wyszukiwanie pism oraz informacji w pismach
  • przyspiesza przebieg prac w przedsiębiorstwie
  • zmniejsza ryzyko pojawienia się błędów w dokumentach

Aby obieg dokumentów mógł następować efektywniej, przedsiębiorca może zdecydować się na rozwiązania w klasie BPM, które pozwalają na usprawnienie przepływu informacji oraz stanowią one wsparcie dla prawidłowego przebiegu procesów w firmie.

Jakie zastosowanie mają systemy wspierające obieg dokumentów?

Systemy, które umożliwiają obieg dokumentów, mają bardzo szerokie zastosowanie i za ich pomocą można uzyskać znacznie lepszą efektywność w obiegu wielu typów dokumentów.

Za pomocą systemów wspomagających obieg dokumentów można optymalizować procesy związane z poniższymi typami dokumentacji:

  • faktur
  • korespondencji
  • zgłoszenia reklamacyjnego
  • zwrot
  • zapytania ofertowego
  • rozliczenia delegacji
  • wniosków pracowniczych
  • ofert
  • umów
  • aneksów
  • dokumentacji wdrożeniowej
  • case study

Obieg dokumentów a workflow

Dodatkowo wraz ze wsparciem obiegu dokumentów można także uzyskać znacznie lepszą efektywność workflow, czyli przepływu pracy.

Systemy BPM wspomagające obieg dokumentów mogą wtedy pozwalać na proste rozdysponowanie zadań poszczególnym pracownikom. Dzięki temu możliwe jest efektywniejsze zarządzanie poszczególnymi procesami biznesowymi.

Poprzez wsparcie dla przepływu pracy możliwe jest wtedy znaczne usprawnienie działania przedsiębiorstwa, co pozwala na uzyskanie szeregu korzyści.

Jakie korzyści dają systemy wspierające obieg dokumentów?

Za pomocą systemów, które pozwalają na sprawny obieg dokumentów w firmie, możliwe jest zoptymalizowanie jej pracy.

Rozwiązania w klasie BPM, które umożliwiają obieg dokumentów, zapewniają między innymi:

  • szybszy obieg informacji w firmie
  • efektywniejszy workflow – przepływ pracy
  • możliwość zarządzania dostępem użytkowników do dokumentacji
  • tworzenie różnych obiegów dokumentów
  • błyskawiczne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów
  • możliwość integracji z innymi systemami

Jak wybrać system obiegu dokumentów?

Aktualnie na rynku znajduje się wiele systemów umożliwiających efektywny obieg dokumentów, dlatego też duże znaczenie ma zapoznanie się z różnymi rozwiązaniami, aby wybrać to optymalne.

W tym zakresie kompleksową pomoc oferują zewnętrzne firmy, w tym firma ITCenter, która zajmuje się dostarczaniem oprogramowania dla firm. Wśród prezentowanych przez nią systemów znajdują się również rozwiązania w klasie BPM wspomagające procesy oraz obieg dokumentów.

Przy doborze odpowiedniego systemu należy uwzględnić wtedy szereg czynników, między innymi jej wielkość, liczbę działów, sposób współpracy, a także indywidualne zapotrzebowanie. To pozwoli na uzyskanie narzędzia, z którym będzie można kompleksowo wspomagać obieg dokumentów i pracy.

1 thought on “Jak zadbać o płynny obieg dokumentów w firmie?

  1. Takie rozwiązanie to niesamowite ułatwienia dla przedsiębiorców. Wiele ważnych dokumentów dzięki takim systemom dociera dalej. To naprawdę super sprawa.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Copyright © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.