Jak wdrożyć System Zarządzania Jakością w organizacji?

Norma ISO 9001 dotyczy Systemu Zarządzania Jakością, który można wdrożyć w dowolnej organizacji niezależnie od jej wielkości, branży, czy lokalizacji. Ten międzynarodowy standard do tej pory został wprowadzony już w ponad milionie firm, instytucji i innego rodzaju organizacji. W tym artykule opiszę, jak krok po kroku wdrożyć tą normę.

Kto jest odpowiedzialny za jakość w organizacji?

Oczywiście w zapewnienie odpowiedniego zarządzania jakością powinni w firmie być zaangażowani przede wszystkim przedstawiciele najwyższego kierownictwa. Nad całym procesem wdrożenia oraz w późniejszym czasie utrzymania systemu czuwa natomiast pełnomocnik kierownictwa ds systemu zarządzania jakością. Aby dobrze przygotować się do tej roli kandydat na pełnomocnika powinien wziąć udział w specjalnym szkoleniu ISO. Na takim kursie uczestnicy poznają praktyczne aspekty wdrożenia normy oraz mają szansę przećwiczyć w praktyce różne zadania, z którymi będą się na co dzień stykać.

Pierwszy etap procesu certyfikacji

W pierwszej kolejności trzeba dokładnie przyjrzeć się obecnej sytuacji firmy pod kątem zgodności z wymaganiami normy. W tym celu można przeprowadzić tak zwany audyt wstępny. Jest on wykonywany przez specjalistę z jednostki certyfikacyjnej. Po takiej weryfikacji należy wprowadzić w organizacji zmiany, aby dostosować jej działanie do wytycznych ISO 9001. Tutaj konieczne jest wprowadzenie zmian zarówno formalnych jak i organizacyjnych. Ważne jest także przeszkolenie pracowników różnych szczebli z zasad normy, które są istotne na ich stanowisku. Szkolenia ISO 9001 ułatwią zrozumienie zmian wprowadzanych w firmie. Ponadto niezbędne jest stworzenie całej dokumentacji systemowej np. opisów procedur, czy Księgi Jakości.

Audyt certyfikacyjny

Kiedy norma ISO 9001 została już zaimplementowana w firmie, można zgłosić się na audyt certyfikacyjny. Jest on przeprowadzany przez audytora z niezależnej jednostki certyfikacyjnej. Podczas audytu dokładnie analizowane jest działanie organizacji pod kątem zgodności z wymogami Systemu Zarządzania Jakością. Jeśli w trakcie kontroli zostaną wykazane niezgodności, to w przedsiębiorstwo w określonym czasie jest zobowiązane do ich usunięcia. Dopiero, gdy wszystkie wytyczne są odpowiednio zaimplementowane organizacja otrzymuje certyfikat jakości.

Utrzymanie systemu

Certyfikat ważny jest przez okres trzech lat. Trzeba jednak wiedzieć, że po roku oraz dwóch latach od dnia uzyskania tego dokumentu należy przeprowadzić audyty sprawdzające. Po upływie trzech lat konieczne jest przeprowadzenie audytu recertyfikacyjnego, który przedłuża ważność certyfikatu na kolejne trzy lata.

Artykuł powstał dzięki https://szkolenia.bureauveritas.pl.